Mitarbeitergespräch - Eine Checkliste für Manager

Das Mitarbeitergespräch stellt sowohl auf Seiten der Vorgesetzten als auch auf Seiten der Mitarbeiter ein kontroverses Thema dar.

Dabei kann es viele Formen annehmen: Regelmäßige Gespräche wie Jahresgespräch, Zielsetzungsgespräche oder Appraisals ebenso wie anlassgebundene Gespräche nach der Einstellung, bei Kritik oder zur Mitteilung einer Kündigung. Auch wenn die Art variiert, so haben Mitarbeitergespräche eines gemeinsam: In ihrem Aufbau und bei der Anwendung des Regelwerks bleiben sie stets gleich. Wir beantworten im Folgenden die wichtigste aller Fragen:

Die folgende Checkliste zeigt, wie Sie das Mitarbeitergespräch optimal durchführen und was dabei zu beachten ist. Eine gute Vorbereitung ist Ihr wichtigster Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Durchführung eines Mitarbeitergesprächs.

• Eine generelle Vorbereitung bildet das Fundament eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs. Zunächst müssen Sie sich feste Ziele setzen, die Sie mit diesem Gespräch erreichen möchten. Diese können zum Beispiel sein, Erwartungen zu kommunizieren oder neue Aufgaben zu übermitteln. Planen Sie zudem vorab bereits eine klare Struktur des Gesprächsablaufs. Mögliche Abschweifungen im Thema sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Die Struktur des Mitarbeitergesprächs sollte bestmöglich nach dem Ziel ausgerichtet sein.

• Wichtig in der Vorbereitung ist es auch, den Termin des Gesprächs im Vorlauf anzukündigen. Suchen Sie sich je nach Form den passenden Ort und Zeitpunkt für das Gespräch aus.

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• Die Atmosphäre im Mitarbeitergespräch auflockern: Beginnen Sie Ihr Mitarbeitergespräch mit einem lockeren Einstieg, einem sogenannten „Eisbrecher“. Das löst die Atmosphäre und dem Mitarbeiter wird die Spannung genommen.

• Der richtige Einstieg in ein Kündigungsgespräch: Vorsicht: Bei einem Kündigungsgespräch sollten Sie einen motivierenden und lockeren Einstieg unterlassen!
• Mitschriften können hilfreich sein: Fertigen Sie während des Gesprächs gern Mitschriften an. Das vermittelt Interesse an dem Mitarbeiter und hilft Ihnen, Informationen nicht zu vergessen.
• Die richtige Fülle an Informationen: Wichtig: Vermeiden Sie vorschnelle Versprechungen zu geben und kommunizieren Sie ausschließlich sichere Informationen!
• Klarheit bringt Sie weiter: Fragen Sie auch gern bei dem Mitarbeiter nach, wenn Ihnen etwas unklar erscheint und sichern Sie sich dadurch in Ihrem eigenen Verständnis ab.
• Geben Sie dem Gespräch eine persönliche Note: Nutzen Sie auch überwiegend Ich- statt Wir-Botschaften. So erhält das Gespräch eine persönliche und nicht allzu distanzierte Note.

Diese Checkliste zeigt Ihnen, wie wichtig es ist, dem Mitarbeitergespräch im Vorfeld eine Struktur zu geben. Sorgen Sie für einen ausgewogenen Redefluss und hören Sie Ihren Mitarbeitern aktiv zu, indem Sie sich Notizen machen, denn:

„Gut geführte Mitarbeitergespräche bauen Vertrauen auf, zeigen Wertschätzung, ermöglichen das Sammeln von Informationen und bergen Chancen für Lob, Kontrolle sowie großes Verbesserungspotenzial für Mitarbeiter, Unternehmen und Führungskraft.“

(PROAKTIV Management AG München)