Mitarbeitergespräch - Leitfaden & Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Es wird weder von Führungskräften, noch von Mitarbeitern sonderlich geliebt: das Mitarbeitergespräch. Doch Personalentwicklungsgespräche stellen vielfach eine Chance zum gegenseitigen Verständnis und zur Leistungsverbesserung dar – vorausgesetzt die Maßnahme wird professionell vorbereitet und durchgeführt.
Wie geht es den Mitarbeitern mit und bei ihrer Arbeit? Sind sie motiviert? Befinden sie sich auf einer Linie mit den Zielen der Organisation? Wo ist Weiterentwicklung nötig? Um Antworten auf diese Fragen zu finden, sollten Sie als Führungskraft jeweils mindestens einmal im Jahr ein Mitarbeitergespräch mit Ihren Mitarbeitern führen. Das Mitarbeitergespräch gilt als eines der wichtigsten Personalinstrumente. Es bietet Ihnen die Chance, Ihre Mitarbeiter optimal, Ihren Stärken entsprechend, einzusetzen und weiterzuentwickeln. Zudem ist das Feedback vom Mitarbeiter wertvoll, um Schieflagen zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern. Nicht zu vergessen, haben Sie mit dem Personalgespräch die Gelegenheit, sich mit dem Mitarbeiter auf Ziele zu verständigen.
Mitarbeitergespräch vorbereiten
Eine gute Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs macht dabei einen Großteil des Erfolgs aus. Das fängt bereits mit der Wahl des richtigen Termins für das Personalgespräch an: Wenn es im Unternehmen an allen Ecken brennt oder ein größeres Projekt ansteht, ist wohl kaum der richtige Zeitpunkt. Viele Führungskräfte achten leider viel zu wenig auf die zeitlichen Rahmenbedingungen. Machen Sie es besser, setzen Sie Zeiten, in denen weder Sie noch Ihr Gesprächspartner allzu angespannt sind. Sorgen Sie zudem dafür, sich für das Mitarbeitergespräch ausreichend Zeit zu nehmen. Den Termin zwischen zwei andere zu quetschen und dann nachher ständig auf die Uhr zu gucken, drückt gegenüber dem Mitarbeiter keine Wertschätzung aus. Ein Personalentwicklungsgespräch sollte entspannt ablaufen. Wenn Sie einen Zeitaufwand von circa 1,5 bis 2 Stunden einplanen, ist das ein guter Rahmen.
Die Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs beschränkt sich aber freilich nicht nur auf die zeitlichen beziehungsweise organisatorischen Rahmenbedingungen. Sie müssen sich auch inhaltlich vorbereiten, müssen sich über Ihr Ziel klar sein, Ihre Themen kennen, die Sie ansprechen wollen, einen Ablauf des Mitarbeitergesprächs vor Augen haben, auf mögliche Einwände Ihres Mitarbeiters vorbereitet sein. Am besten, Sie spielen das Personalgespräch gedanklich ein paar Mal durch. Dann wird Ihnen auch automatisch klar, dass nicht nur die Sach-, sondern auch die Beziehungsebene zu berücksichtigen ist. Besonders wichtig: Sie sollten sich mit der Persönlichkeit des Mitarbeiters auseinandersetzen, um während des Gesprächs möglichst gut auf diesen eingehen zu können.
Wichtige Fragen
Für viele Führungskräfte hat sich bewährt, auf einen Fragebogen für das Personalgespräch zurückzugreifen. Hierfür gibt es vorgefertigte Fragenkataloge. Ratsam ist sicherlich, das Gespräch etwas individueller zu gestalten und die Fragen auf die Situation des Mitarbeiters anzupassen. Dennoch sollten Sie ein paar allgemeine Fragen immer stellen. Hier ein paar Beispiele:
- Wie laufen Ihre Projekte? Kommen Sie gut klar?
- Gibt es etwas, worüber Sie mit mir reden möchten?
- Was motiviert Sie bei der Arbeit besonders?
- Wo möchten Sie sich gerne noch weiterentwickeln?
- Haben Sie Stärken, die Sie momentan nicht einbringen können?
- Sind Sie mit der Arbeitsatmosphäre zufrieden?
- Was würden Sie sich von mir als Vorgesetzter wünschen?
- Was fehlt Ihnen im Unternehmen am meisten?
Checkliste Mitarbeitergespräch
Hilfreich ist, eine Checkliste für das Mitarbeitergespräch an der Hand zu haben. So gehen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Punkte im Blick haben:
- Sind Termin und Ort so gewählt, dass das Gespräch störungsfrei geführt werden kann?
- Informieren Sie den Mitarbeiter rechtzeitig über Zeit, Ort und Anlass des Gesprächs.
- Führen Sie sich Ihr Gesprächsziel vor Augen. Was wollen Sie mit dem Mitarbeitergespräch erreichen?
- Falls das Hauptziel nicht erreicht werden kann: Welche Teil- oder Alternativziele haben Sie?
- Machen Sie sich eine Liste der Themen, die Sie ansprechen wollen.
- Vergewissern Sie sich dann, dass Sie ausreichend Informationen hinsichtlich der einzelnen Gesprächspunkte gesammelt haben.
- Überlegen Sie auch: Mit welchen Einwänden müssen Sie vom Mitarbeiter rechnen?
- Erstellen Sie einen Leitfaden für das Gespräch und lassen Sie diesen – gemeinsam mit den Fragen – auch dem Mitarbeiter zugehen, damit dieser sich ebenso auf das Gespräch vorbereiten kann.
Leitfaden für das Mitarbeitergespräch
Die beste Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs nutzt freilich nichts, wenn Sie im Gespräch selbst keinen Plan haben. Wie sollte das Gespräch ablaufen? Folgender Leitfaden bietet Ihnen Orientierung:
Ein positives Gesprächsklima ist von großer Bedeutung beim Personalgespräch. Die Führungskraft sollte hier möglichst empathisch auf den Mitarbeiter eingehen. Versuchen Sie daher, eine entspannte Atmosphäre für das Gespräch zu schaffen und steigen Sie mit einem kurzem Warming-up ein. Drücken Sie dabei möglichst auch Ihr Wohlwollen dem Mitarbeiter gegenüber aus! Erläutern Sie dann kurz die Bedeutung des Gesprächs (Themen und Ziele) sowie Zeitrahmen und Ablauf.
Lassen Sie hier dem Mitarbeiter Vorrang. Wie ist seine Sicht? Stellen Sie dann erst Ihre Fragen dazu. Schildern Sie die Lage danach aus Ihrer Sicht. Rückfragen des Mitarbeiters sollten natürlich ebenfalls möglich sein.
Geben Sie zunächst dem Mitarbeiter die Gelegenheit, seine Stärken einzuschätzen. Etwa so: „Ich würde gerne gemeinsam mit Ihnen überlegen, welche Aufgaben Sie in Ihrer Entwicklung im nächsten Jahr voranbringen können und an welchen Weiterbildungen Sie in diesem Zeitraum teilnehmen wollen. Lassen Sie uns dazu mit einem Überblick über Ihre Stärken starten.“
Im Anschluss daran schildern Sie Ihre Sicht.
Lassen Sie auch hier wieder dem Mitarbeiter den Vortritt. Dieser soll auch seine Wünsche äußern können. Danach kommen Ihre Einschätzung und Wünsche dran.
Informieren Sie über die mittel- und langfristigen Entwicklungsschwerpunkte des Unternehmens sowie über die in Ihrer Abteilung beziehungsweise Ihrem Team. Danach sollte der Mitarbeiter die Entwicklung aus seiner Sicht einschätzen. Die Erwartungen sollten auf beiden Seiten gleichermaßen klar kommuniziert werden. Im Anschluss geht es um die Ziele und Aufgaben für die kommende Periode – wieder zunächst aus Sicht des Mitarbeiters, dann aus Ihrer Sicht. Legen Sie auf jeden Fall auch Ergebniskriterien fest: Woran wird festgemacht, dass der Mitarbeiter erfolgreich arbeitet?
Welche Anliegen hat der Mitarbeiter bezüglich seiner Entwicklung, Förderung und Fortbildung? Geben Sie hierzu Feedback und umreißen Sie die bestehenden Möglichkeiten. Danach sollten entsprechende Maßnahmen vereinbart werden.
Fordern Sie ein kurzes Fazit vom Mitarbeiter: Was war ihm wichtig vom Besprochenen? Fassen Sie das Mitarbeitergespräch dann aus Ihrer Sicht zusammen.
Schließen Sie das Gespräch positiv ab, indem Sie Gesprächsverlauf und -ergebnis würdigen.
Die absoluten Dont’s im Mitarbeitergespräch
Bestimmte Dinge wirken sich erfahrungsgemäß negativ auf das Mitarbeitergespräch aus. Folgendes sollten Sie tunlichst vermeiden:
- Monologe halten.
Damit drängen Sie Ihren Gesprächspartner in eine passive Rolle. Wichtig ist, dass ein wirklicher Dialog zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter stattfindet, ansonsten fühlt sich dieser nicht ernst genommen und fasst auch kein Vertrauen. - Zu viele Themen ansprechen.
Damit verzetteln Sie sich bloß. Wenn alles nur angerissen wird, erzielen Sie kein befriedigendes Ergebnis. Fokussieren Sie sich lieber auf die zwei, drei wichtigsten Themen. - Konzentration auf Schwächen und Fehler.
Wenn Sie Ihren Mitarbeiter nur kritisieren, demotivieren Sie diesen auf voller Linie. Wie bei jedem guten Feedback sollten Sie zuerst positive Dinge und die Stärken ansprechen und erst danach auf die Fehler des Mitarbeiters eingehen. Achten Sie also auf ein Gleichgewicht von Lob und Kritik. - Unkonkretes Feedback.
Mit schwammigen beziehungsweise pauschalen Aussagen wie etwa „Sie zeigen Ihren Kunden gegenüber zu wenig Engagement“ verunsichern Sie Ihren Mitarbeiter bloß. Besser ist es, dass Sie Ihren Eindruck an Beispielen festmachen, damit der Mitarbeiter weiß, was Sie genau meinen und was er in Zukunft besser machen kann.
Nach dem Mitarbeitergespräch
Die Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs ist ähnlich wichtig wie seine Vorbereitung. Sie dient dem Nachhalten von Absprachen, dem Vorbereiten nachfolgender Gespräche, aber auch der kontinuierlichen Verbesserung Ihres Gesprächsverhaltens.
- Halten Sie daher Ergebnisse und Absprachen unmittelbar nach dem Gespräch stichwortartig schriftlich fest und teilen Sie dies mit dem Mitarbeiter. Hierzu können Sie ihm ein Ergebnis- undMaßnahmenprotokoll zukommen lassen. Oder Sie bitten den Mitarbeiter, ein solches Protokoll anzufertigen und es Ihnen zu schicken.
- Reflektieren Sie für sich das Gesprächsergebnis: Welche Ziele haben Sie erreicht, welche nicht? Was müssen Sie veranlassen? Was ist darüber hinaus zu tun?
- Reflektieren Sie zudem den Gesprächsverlauf: In welchen Momenten haben Sie sich unsicher gefühlt? Warum? Was sollten Sie beim nächsten Gespräch anders machen?
- Halten Sie Rückschau auf Ihre Vorbereitung: Welche Vorbereitungsarbeiten haben sich besonders bewährt? Was hätte Ihnen zusätzlich an Vorbereitung geholfen?
Das Wichtigste in Kürze:
- Die richtige Zeit und der richtige Ort sind wichtig für das Mitarbeitergespräch. Es sollte ungestört ablaufen können – mit Ruhe und ausreichend Zeit.
- Wichtig ist, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie mit dem Personalgespräch erreichen wollen. Welches Ziel haben Sie?
- Erstellen Sie einen Leitfaden und eine Frageliste für das Mitarbeitergespräch. Lassen Sie Beides auch dem Mitarbeiter zur Vorbereitung zukommen.
- Zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist zudem eine Checkliste hilfreich.
- Wichtig ist, dass von Anfang an eine angenehme angstfreie Gesprächsatmosphäre herrscht. Sorgen Sie mit dem richtigen Warming-up dafür.
- Halten Sie keine Monologe. Lassen Sie dem Mitarbeiter außerdem immer den Vorrang: Erst spricht er, dann erst geben Sie Feedback.
- Wichtig ist, dass das Mitarbeitergespräch immer Ergebnisse verzeichnet: Vereinbaren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter Entwicklungsmaßnahmen und neue Ziele. Halten Sie diese schriftlich fest!
- Reflektieren Sie das Gespräch im Nachhinein, damit auch Sie sich bezüglich der Kommunikation weiterentwickeln.
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