Selbstgeführte Teams und die neue Rolle des Managements

In Zeiten von ständiger Veränderung ist Agilität gefragt. Das bedeutet unter anderem: Weg von Hierarchie, hin zu selbstgeführten Teams. Doch wie führen Teams sich selbst? Und welche Rolle nehmen die Führungskräfte ein?

Wer heute Führungskraft ist und sein Unternehmen voranbringen will, sollte sich nicht an klassischer Führung orientieren. Die VUCA-Welt mit ihren ständigen Veränderungen und komplexen Herausforderungen verlangt nach Agilität und Flexibilität. Agile Leadership ist ebenso gefragt wie agile Teams.

Da stellt sich schnell die Frage, was ein agiles Team ausmacht. Die Arbeitsweise agiler und nicht-agiler Teams unterscheiden sich in vielfältiger Art und Weise. Grundlegend ist dabei: Bei agilen Teams handelt es sich um selbstgeführte Teams. Dementsprechend spielt das Thema Selbstbestimmung bei ihnen eine große Rolle.

Während bei klassischen Teams alle Aufgaben von der Führungskraft zugewiesen werden – beziehungsweise die Aufgaben an die Projektmitarbeiter verteilt werden, wenn es eine Projektleitung gibt –, erteilt die Führungskraft einem selbstgeführten Team lediglich den Projektauftrag.

Die Teammitglieder stimmen sich dann untereinander ab, wer wann welche Aufgaben bearbeitet. Auch treffen selbstgeführte Teams eigenverantwortlich Entscheidungen. Bei nicht-agilen Teams dagegen entscheidet im Zweifel immer der disziplinarische Vorgesetzte.

Die Kommunikation im Team ist bei selbstgeführten beziehungsweise agilen Teams und nicht-selbstgeführten Teams ebenfalls unterschiedlich: Letztere kommunizieren bei konkretem Bedarf. Es gibt keine definierten Abstimmungsprozesse. Auch planmäßige Rückschauen und Analysen finden nicht statt.

Selbstgeführte Teams hingegen kommunizieren sehr viel untereinander. So treffen sich die Teammitglieder täglich zu einem kurzen Stand-up-Meeting, um den aktuellen Projektstand abzustimmen.

Darüber hinaus nutzen selbstgeführte Teams Rückschauen und Analysen: In einem festgelegten Rhythmus – alle zwei bis vier Wochen – findet ein sogenanntes Review statt, bei dem die bisherige Projektarbeit reflektiert wird. Hinzu kommen Retrospektiven, die mehrmals im Jahr stattfinden. Sie dienen dazu, dass das Team rückwirkend die eigene Arbeit und Leistung kritisch überprüft.

Ein großer Vorteil von agilen selbstgeführten Teams ist ihre Flexibilität. Während nicht-agile Teams einem vorgegebenen Projektplan folgen, der linear und gespickt mit bestimmten Meilensteinen ist, die es zu erreichen gilt, erfolgt die Projektplanung bei selbstgeführten Teams zyklisch in kleinen Schritten

Jeder Zyklus dauert dabei in etwa zwei Wochen und ist in sich abgeschlossen. Während des Zyklus arbeitet das Projektteam ungestört. Änderungen fließen in die Aufgabenstellung des neuen Zyklus ein. Somit ist die nötige Flexibilität gewährleistet: Das Projekt kann laufend an die Veränderungen angepasst werden, ohne die konzentrierte Arbeit der Teams zu stören.

Transparenz ist bei alldem gegeben, da alle Arbeitsschritte an einem Board visualisiert werden. Auf diese Weise ist für die Teammitglieder ersichtlich, welche Aufgaben noch in der Bearbeitung sind und welche bereits beendet oder noch nicht begonnen wurden.

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Beim Thema selbstgesteuerte Teams schließt sich automatisch die Frage an, was die Führungskraft macht, wenn das Team sich selbst führt und auch eigenverantwortlich Entscheidungen trifft. Klar ist: Die Führungskraft muss eine neue Rolle übernehmen.

Anstatt Aufgaben zu verteilen, Anweisungen zu geben und die Arbeit der Mitarbeiter zu kontrollieren, ist sie in selbstgeführten Teams eher beratend tätig und wirkt als Coach. So unterstützt und befähigt sie das Team zum Beispiel dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen – etwa, indem sie wichtige Fragen aufwirft, die bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen sind.

Zudem sollte die Führungskraft sich als Teamentwickler verstehen und dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter im Team gut ergänzen und bestmögliche Leistung erbringen können. So setzt sie auch organisatorisch den Rahmen, in dem sich das Team bewegen darf. Hierzu stellt die Führungskraft das nötige Budget und Ressourcen ebenso bereit wie die technische Infrastruktur. Sie schafft also quasi die nötigen äußeren Bedingungen, damit das Team sich selbst führen kann.

Eine weitere Aufgabe der Führungskraft in selbstgeführten Teams: Sie vertritt das Team nach außen. Sie ist die Schnittstelle zu Kunden, anderen Teams und den vorgesetzten Einheiten im Unternehmen selbst. Agile Führungskräfte sind damit immer Mittler zwischen unterschiedlichen Interessen.

Mitunter ist es gar nicht so einfach, sein Team für Selbstbestimmung und Selbstführung zu gewinnen. Alte Gewohnheiten, dass ein anderer es schon machen wird, aber auch Ängste, das falsche zu tun, sind der Grund. Mit folgenden Tipps stärken Sie das Empowerment Ihrer Mitarbeiter:

• Begeistern Sie die Teammitglieder für die Sache. Wichtig hierfür ist, dass diese den Sinn für ihre Arbeit sehen. Machen Sie also klar, was das Team für den Unternehmenserfolg beiträgt. Wie ist es in den Gesamtkontext des Unternehmens eingebunden und welche Bedeutung hat die Arbeit des Teams für andere Unternehmensbereiche und Abteilungen?
• Stärken Sie auch das Wir-Gefühl der Mitarbeiter. Machen Sie bewusst, dass die Arbeit jedes Einzelnen zum Gesamterfolg beiträgt.
• Geben Sie die Richtung vor. Das Team muss wissen, welches Ziel es erreichen soll und auch, an welchen Erfolgs- und Leistungskriterien seine Arbeit gemessen wird.
• Schaffen Sie eine Fehlerkultur. Aus Fehlern lernt man und sie bringen einen weiter. Das ist die Haltung, die auch ihr Team einnehmen sollte. Sonst legt es vor lauter Angst, Fehler zu machen, erst gar nicht richtig los!
• Stärken Sie den Vernetzungsgedanken im Team: Wo kann es sich Hilfe holen, wenn es nicht weiterkommt? Welche Experten im Unternehmen und auch außerhalb sind relevant?
• Natürlich sollten auch Sie selbst als Führungskraft Unterstützung bieten, wenn das Team auf Herausforderungen stößt. Auf Ratschläge allerdings sollten Sie verzichten. Ermutigen Sie vielmehr dazu, dass die Teammitglieder selbst nachdenken und eigene Lösungen entwickeln.
• Regen Sie das Team dazu an, sich „Spielregeln“ zu setzen. Etwa, wie es in kritischen Situationen agiert, wer im Team welche Rollen übernimmt, wie die Kommunikation im Team gestaltet werden soll etc. Dies ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass selbstgeführte Teams eine Chance haben, ihrer neuen Verantwortung gerecht zu werden.

Wichtig ist, dass Sie Ihr Team bestmöglich auf die agile Arbeitswelt vorbereiten, wenn Ihr Unternehmen bislang noch nicht oder nur wenig agil gearbeitet hat. In der PROAKTIV-Schulung „Agile Basics“ erhalten alle Mitarbeiter einen gründlichen ersten Einblick in das Thema. Sie verstehen, was mit Agilität gemeint ist und können anstehende Veränderungen in ihrer Arbeitswelt einordnen. Unter anderem erfahren sie, was das Arbeiten im agilen Team heißt und erhalten Tipps für den Alltag.