Agiles Arbeiten: Was dahinter steckt & 5 Grundregeln für die Umsetzung

Seit 2018 gilt Agilität als das Buzzword schlechthin. Doch was bedeutet agiles Arbeiten ganz konkret? Und wie lässt es sich im Arbeitsalltag erfolgreich umsetzen? Wir erklären Ihnen, was dahintersteckt und verraten fünf Grundregeln, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich zu agilem Arbeiten und Selbstmanagement befähigen.

Agilität – das ist derzeit das Leitwort schlechthin. Immer mehr Bücher widmen sich dem Thema und es gibt kaum eine Konferenz für Unternehmensführer und Personaler, wo das Thema nicht im Mittelpunkt steht. Alles ein großer Hype? Keineswegs – Agilität ist mehr als ein Buzzword.

Denn im Zuge der digitalen Transformation kommt es für die Unternehmen tatsächlich immer mehr darauf an, agil zusammenzuarbeiten. Entwicklungen wie die Digitalisierung und die Globalisierung sorgen dafür, dass unsere Arbeitswelt immer komplexer, volatiler und schnelllebiger wird. Unternehmen müssen heute deshalb schnell auf Veränderungen reagieren und insgesamt mehr Flexibilität zeigen. Agile Arbeitsweisen helfen Unternehmen,

• sich an die komplexen und unübersichtlichen Marktbedingungen anzupassen,
• flexibel auf die sich rasch verändernden Bedürfnisse und Anforderung der Kunden zu reagieren
• und sich langfristig gegen den zunehmenden Wettbewerb durchsetzen zu können.

Sie können also stark profitieren, wenn Ihnen agiles Arbeiten gelingt. Doch um agile Arbeitsweisen erfolgreich umzusetzen, ist zunächst ein umfassendes Verständnis über die Bedeutung von Agilität und agilem Arbeiten notwendig.

Das Wort „agil“ bedeutet laut Duden beweglich, regsam und wendig. Gegenteile sind Begriffe wie schwerfällig, träge und unbeweglich. Agilität lässt sich auch auf die Arbeit im Unternehmen übertragen: Agiles Arbeiten bedeutet demnach, im Arbeitskontext schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können und stets offen für Veränderungen zu sein.

Was macht also ein agiles Unternehmen aus? Es kann sich erfolgreich an die sich stetig verändernde Umwelt anpassen und mit den Veränderungen wachsen. Langfristiger Planung, schwerfällige Strukturen und genau definierte, bürokratische Prozesse haben daher ausgedient. Stattdessen geht es beim agilen Ansatz darum

• beweglich zu bleiben,
• Ziele sowie Prozesse regelmäßig zu reflektieren,
• immer wieder zu überdenken
• und bei Bedarf neu auszurichten.

Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung von Agilität ist ein „agiles Mindset“ im Unternehmen. Doch was bedeutet das genau? Wesentliche Kennzeichen davon sind:

• Commitment und Selbstverantwortung:  Alle Führungskräfte und Mitarbeiter ziehen an einem Strang und sind bereit, für das eigene Handeln die volle Verantwortung zu übernehmen.
• Vertrauen und Respekt: Strenge Hierarchien und Kontrolle sind hier fehl am Platz. Alle Teammitglieder bringen sich volles Vertrauen entgegen, respektieren, akzeptieren und wertschätzen sich gegenseitig. Kommunikation geschieht immer auf Augenhöhe.
• Offenheit und Mut: Die Bereitschaft, transparent und ehrlich miteinander zu kommunizieren, ist Voraussetzung im einem Unternehmen mit agilem Mindset. Dazu zählen auch eine offene Fehlerkultur und der Mut, Risiken einzugehen und Neues auszuprobieren.
• Fokus auf Lernen und Weiterentwicklung: Menschen mit agilem Mindset wollen sich stets weiterentwickeln. Agile Unternehmen haben das Ziel, die Kompetenzen und die Arbeitsfähigkeit jedes einzelnen Mitarbeiters individuell zu fördern und sie zu ihrem vollen Potenzial zu befähigen.

Ursprünglich stammt das agile Arbeiten aus der Softwareentwicklung. Heute stellen immer mehr Unternehmen auch in anderen Bereichen agile Teams auf und setzen flexiblere, agile Arbeitsmethoden ein. Das bedeutet für Führungskräfte und alle Mitarbeiter ein großes Umdenken. Damit agiles Arbeiten gelingen kann, wird auch agiles Selbstmanagement für alle Teammitglieder immer wichtiger.

Wenn Unternehmen agiler werden, wird auch hierarchische Führung obsolet. Das hat Folgen, auch für Ihre Mitarbeiter: Jeder von ihnen ist mehr und mehr gefordert selbstbestimmt zu arbeiten.

Doch was heißt es für Sie als Führungskraft und für Ihre Mitarbeiter ganz konkret, sich in Zeiten des permanenten Wandels selbst zu organisieren? Wie kann das gelingen? Wir stellen Ihnen nachfolgenden fünf Grundregeln für die Umsetzung vor und zeigen auf, welche Chancen, aber auch welche Fallsticke Sie bei der Transformation hin zum agilen Arbeiten vermeiden sollten.

Agiles Arbeiten im Team erfordert unter anderem, dass sich die Unternehmen immer mehr von hierarchisch geprägten Organisationsstrukturen lösen. Diese nämlich sind oft zu starr und behäbig für die neue Arbeitswelt. Gleichzeitig bedeutet das mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter.

In der agilen Arbeitswelt gibt es keine engen Regeln und standardisierten Vorgaben mehr. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter vielmehr dazu, eigenständig zu arbeiten und viel mehr selbst zu entscheiden als früher. Es gilt also, Ihnen viel Verantwortung zu übertragen und Vertrauen entgegenzubringen.

Das klingt für viele Menschen erst einmal verlockend: Viele Mitarbeiter sind enorm motiviert durch die neue Freiheit, selbstorganisiert zu arbeiten und können ihre Stärken nun bestmöglich entfalten.

Ein Großteil der Mitarbeiter ist jedoch bislang anders gestrickt. Teams und Mitarbeiter sind häufig mit einer unvermittelten Umstellung auf agile Managementsysteme schlichtweg überfordert und von der Situation gestresst. Denn Selbstmanagement beziehungsweise Selbstführung ist nicht jedermanns Sache – schon gar nicht, wenn man es bislang gewohnt war, in festen Strukturen zu arbeiten. Aus diesem Grund sollten Sie als Führungskraft verständnisvoll sein und Ihre Mitarbeiter langsam an die neuen Prozesse und Arbeitsweisen des agilen Arbeitens gewöhnen.

Tipp: Unsere Transformationstrainings unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter gezielt dabei, den Veränderungsprozess hin zu mehr Agilität in Ihrem Unternehmen erfolgreich umzusetzen.

Mitarbeiter sind heute und in Zukunft gefordert, sich selbst eine Struktur zu geben. Die einschlägigen Ratschläge fürs Zeitmanagement liegen da erst einmal nahe. Doch klassisches Zeit- und Selbstmanagement stößt beim agilen Arbeiten schnell an seine Grenzen.

Denn Kern des agilen Zeit- und Selbstmanagements  ist die Einsicht, dass eine Planung über einen längeren Zeitraum nicht nur ungenau, sondern auch gar nicht sinnvoll ist. Trotzdem ist Planung in der agilen Arbeitswelt wichtig: die Konzentration liegt beim agilen Arbeiten im Team aber auf einem kleineren Zeitraum.

Agile Teams setzen auf kurze Intervalle von etwa ein bis zwei bzw. maximal vier Wochen – sogenannte Sprints. Innerhalb dieser festgelegten Zeitspanne wird genau festgelegt, welche Tätigkeiten von wem im Team zu erledigen sind. Dabei sind zwei Aspekte entscheidend:

• Transparenz: Jeder im Team weiß über alle Arbeitsschritte, Pläne und Ziele von jedem einzelnen Teammitglied Bescheid. Gemeinsam besprechen Sie regelmäßig den Status Quo und reflektieren, was positiv und negativ gelaufen ist. Auch Probleme und Hindernis werden offen angesprochen und festgehalten. Jeder im Team ist jederzeit auf dem gleichen Wissensstand.
• Nachvollziehbarkeit: Damit jeder über die Veränderungen und Anpassungen Bescheid weiß, sollten Sie diese öffentlich festhalten. Zum Sichtbarmachen des Workflows und der Ziele eignet sich die Arbeit mit einem Board (auch Kanban-Tafel) und/oder To-Do-Listen. Sie helfen, den Überblick zu bewahren, den Fortschritt des Projekts zu beobachten und noch offene Aufgaben flexibel anzupassen – zum Beispiel hinsichtlich Priorität und Umfang.

Während des Sprints ist dann intensives Arbeiten ohne Störungen gefragt. Kommen neue Aufgaben hinzu, sind diese immer zunächst in die Liste der zu planenden Tätigkeiten einzutragen. So kann Ihr Team vermeiden, dass es eher unwichtige Aufgaben zuerst erledigt. Sie kommen vielmehr immer erst dann zum Zuge, wenn es wirklich notwendig ist.

Tipp: In unserem Online Training Produktiv trotz Komplexität lernen Sie im Intensivkurs die wichtigsten Bausteine des agilen Zeit- und Selbstmanagement kennen und holen sich den nötigen Freiraum zurück, um auch in der agilen Arbeitswelt produktiv und ergebnisorientiert zu arbeiten.

Auch beim agilen Selbstmanagement sollten Sie ein paar Regeln des klassischen Zeitmanagements beachten. So fallen auch beim agilen Arbeiten täglich bestimmte Routineaufgaben an. Es ist gut, hierfür einen Zeitpuffer zu haben.

Wenn Sie sich also eine gewisse Zeitspanne am Tag reservieren, um E-Mails zu bearbeiten und Papierkram zu erledigen, können Sie eine insgesamt realistischere Planung machen. Wichtig für Ihre Mitarbeiter ist auch, regelmäßig Pausen zu machen. Das klingt banal, ist aber von großer Bedeutung, um leistungsfähig zu bleiben. Auch eine gute Work-Life-Balance sollten Sie bei aller Agilität nicht vergessen.

Letztlich ist neben einem guten Selbstmanagement eine gute Selbstführung wichtig: Sie als Führungskraft und Ihre Mitarbeiter sind zum einen gefordert, den richtigen Fokus zu setzen – und zum anderen, sich auch regelmäßig selbst zu hinterfragen. Bin ich noch auf dem richtigen Weg? Fühle ich mich gut mit dem, was ich mache? Denn nur so bleiben Sie weiterhin motiviert für das, was Sie macht. Darüber hinaus ist, wie bereits erwähnt, das richtige Mindset von wesentlicher Bedeutung.

Agil zu Arbeiten heißt für den Einzelnen – egal ob Mitarbeiter oder Führungskraft – beispielsweise auch, Neues auszuprobieren und Fehler zuzulassen. Die Stanford-Professorin Carol Dweck, die jahrzehntelang zum Thema Mindset geforscht hat, hat herausgefunden, dass Menschen mit einer wachstumsorientierten Denk- und Handlungslogik – einem growth mindset – ganz anders an Herausforderungen herangehen. Was bedeutet das genau?

• Sie wollen sich entwickeln
• Sie machen gerne Fehler
• Sie sehen sie als Chance an, um besser zu werden

Wer also von vornhinein immer alles richtigmachen will, blockiert sich selbst und kommt nicht ins Handeln. Besser ist es dann zum Beispiel, einfach einmal loszulegen als das x-te Konzept auszuarbeiten.

Bei allem geforderten Selbstmanagement ist es wichtig, den Mitarbeiter dennoch nicht alleine zu lassen. Ihre Aufgabe als Unternehmen bzw. als Führungskraft ist es, ihn möglichst gut dabei zu unterstützen, dass er

• selbstorganisiert und eigenverantwortlich arbeiten,
• immer wieder Neues lernen
• und sich entwickeln kann.

Denn die hohe Dynamik der Veränderungen geht damit einher, dass jeder heute auch im schnellen Takt neue Kompetenzen benötigt. Hier sollten Sie die richtigen Rahmenbedingungen schaffen und zum Beispiel das Lernen am Arbeitsplatz ermöglichen. Das kann etwa funktionieren, indem die Mitarbeiter auf eine Lernplattform zugreifen können, um bezüglich neuer Technologien die nötigen Informationen beziehungsweise Lerneinheiten abzurufen.

Ihre Aufgabe als Vorgesetzter ist es indes, als Mentor und Coach bereitzustehen und so Mitverantwortung für das agile Selbstmanagement des Mitarbeiters zu übernehmen. Kurz: Sie müssen dafür Sorge tragen, dass sich Ihre Mitarbeiter richtig entfalten und weiterentwickeln können.

Wenn jemand überlastet ist, sich verrennt oder seine Energie an falschen Stellen investiert, ist es ebenfalls Ihre Aufgabe, korrigierend einzugreifen. Das heißt: Als Führungskraft 4.0 in agilen Zeiten kontrollieren Sie nicht, haben aber immer ein wachsames Auge auf Ihre Mitarbeiter.

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