Arbeitszeit besser organisieren: Effektive Tipps für Ihr Zeitmanagement

Wir haben immer zu viel zu tun –  ein Phänomen der heutigen Arbeitswelt. Doch oft verzetteln wir uns auch im Job, weil wir nicht die richtigen Prioritäten setzen. Die ABC-Analyse und das Pareto-Prinzip helfen Ihnen dabei, sich künftig besser zu organisieren.

Sie wissen schon am Morgen: Es stehen X verschiedene Aufgaben an. Ihre Führungskraft legt Ihnen zusätzliche Aufgaben auf den Tisch und die Deadline eines wichtigen Projektes naht, sie müssen verschiedene Anfragen von Kunden beantworten, und dann sind auch noch diverse Telefonate zu erledigen – ganz abgesehen von dem Papierkram, den Sie schon seit Wochen vor sich herschieben. Im Büro angekommen, haben sich die Mails schon wieder angehäuft. Wie sollen Sie das alles schaffen? Sie fühlen sich maßlos überfordert und wissen gar nicht mehr, mit was Sie zuerst anfangen sollen.

Sie kennen das? Damit stehen Sie nicht allein da. Die Verdichtung im Job und die zunehmende Informationsflut durch die digitalen Medien in der heutigen Zeit führen dazu, dass wir ein ständiges Zeitproblem haben. Wir sind schlicht mit zu vielen Aufgaben in zu kurzer Zeit konfrontiert – und haben das Gefühl, dem Ganzen einfach nicht mehr Herr werden zu können.

Doch ist das Problem tatsächlich die fehlende Zeit? Laut einer Studie des auf effektives Büromanagement spezialisierten Büro Kaizen und der AKAD Hochschule Leipzig mangelt es uns gar nicht an Zeit, wir verwenden sie nur falsch.

So verschwenden wir der Untersuchung zufolge rund zehn Prozentunserer Arbeitszeit, weil wir falsche Prioritäten setzen. Genau an diesem Punkt können Sie ansetzen, wenn Sie Ihr Zeitmanagement besser in den Griff bekommen beziehungsweise Ihre Arbeitszeit besser organisieren möchten: Richten Sie in Zukunft Ihren Fokus auf das, was wirklich wichtig ist. Dabei hilft unter anderem die ABC-Analyse. Denn diese Methode macht deutlich, in welchem Verhältnis Ihr Aufwand zum Ertrag steht.

Die ABC-Analyse ist leicht anzuwenden. Sie unterscheidet zwischen (A) sehr wichtigen Aufgaben, (B) wichtigen Aufgaben und (C) weniger wichtigen Aufgaben beziehungsweise Routinearbeiten und gibt Richtlinien vor, wie viel Zeit Sie jeweils für die in diese Kategorien eingeordneten Aufgaben aufwenden sollten:

• A-Aufgaben sind so wichtig, dass Sie sie nicht delegieren können. Ihre Ausführung liefert den höchsten Wert beziehungsweise Nutzen – und sollte somit 65 Prozent Ihrer Zeit einnehmen. Werden A-Aufgaben nicht bearbeitet, zieht das in der Regel negative Konsequenzen nach sich.
• B-Aufgaben können Sie (teilweise) delegieren. Die Empfehlung ist, 20 Prozent darauf zu verwenden.
• C-Aufgaben Hier handelt es sich beispielsweise um Papierkram, Lesen von Unterlagen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz und andere Verwaltungstätigkeiten. Es sind zwar Aufgaben mit dem geringsten Wert, sie nehmen jedoch häufig den größten Anteil an der Arbeit ein. Damit steht das Verhältnis der eingesetzten Zeit in starkem Gegensatz zum Wert der Tätigkeit. Die ABC-Analyse sieht somit vor, dass Sie nur 15 Prozent Ihrer Zeit mit C-Aufgaben verbringen sollten.

Klar wird: Es macht wenig Sinn, viel Zeit mit Kleinkram zu vertun – auch wenn Sie damit das Gefühl haben, etwas „wegzuschaffen“ und das ein gutes Gefühl gibt. Und deutlich wird auch: Es geht nicht darum, welche Aufgabe gerade die dringendste, sondern welche die wichtigste ist. Ein effizientes Zeitmanagement ist hier gefragt. Um einen Überblick zu haben, was alles an Arbeit ansteht und was wirklich wichtig ist, erstellen Sie am besten einen Wochenplan, sprich: eine Liste, in dem Sie alle Aufgaben gemäß der ABC-Analyse eintragen.

Falls es Deadlines für die einzelnen Aufgaben gibt, notieren Sie auch diese. Stellen Sie sich dann die Fragen, durch welche Aufgabe der größte Nutzen für Ihr Unternehmen beziehungsweise für Ihren eigenen Geschäftserfolg entsteht. Für welche Aufgabe würden Sie sich entscheiden, wenn Sie nur eine von der gesamten Liste erledigen könnten. Diese Aufgabe hat Vorrang.

Auf diese Art und Weise nehmen Sie dann auch die weitere Priorisierung vor. Sie fragen sich also jeweils, welche von den verbleibenden Aufgaben Sie wählen würden, wenn Sie nur noch eine Weitere von der Liste abarbeiten könnten. Auf diese Art erstellen Sie Ihre Prioritätenliste.

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Eine weitere nützliche Methode, um Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen, konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen und Prioritäten zu setzen ist das Pareto-Prinzip. Sie wird auch als 80:20-Regel bezeichnet.

Der Ansatz ist nach dem italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Frederico Pareto (1848-1913) benannt, der die Regel aufgestellt hat. Die Regel sagt aus, dass 20 Prozent des Inputs unserer Zeit überaus häufig 80 Prozent des Outputs ausmachen. Lassen Sie das einmal wirken! Es bedeutet nämlich zum Beispiel, dass Sie mit 20 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit 80 Prozent Ihrer To-Do-Liste erledigen oder dass es bei Besprechungen meist in 20 Prozent der Zeit zu 80 Prozent der Beschlüsse kommt. Kurz: 20 Prozent Ihrer Tätigkeiten und Aufgaben sind so entscheidend, dass Sie damit bereits 80 Prozent des gesamten Erfolges Ihrer Arbeit erzielen können.

Im Umkehrschluss bedeutet die Regel aber auch, dass die übrigen 80 Prozent Ihrer Zeit lediglich noch 20 Prozent Produktivitätssteigerung erbringen. Das Verhältnis von Ertrag und Aufwand beläuft sich immer auf 80:20.

Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen letztlich dabei sich darüber klar zu werden, welches die wirklich wichtigen Aufgaben sind. Zur richtigen Anwendung der Methode sollten Sie allerdings Ihr eigenes Leistungsvermögen richtig einschätzen können und wissen, was Ihren Geschäftserfolg ausmacht. Denn es gilt herauszufinden, welche 20 Prozent Ihrer Tätigkeiten 80 Prozent von dem ausmachen, was Sie erreichen wollen.

Umgekehrt sollten Sie bei einer To-Do-Liste überlegen, welche der Aufgaben wahrscheinlich zu den 80 Prozent aller Aufgaben gehören, die Sie in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit – also in etwa eineinhalb Stunden – erledigen können. Dazu gehören sicherlich das Durchsehen von Rechnungen sowie Ablage- und weitere verwaltende Tätigkeiten.

Auch innerhalb bestimmter Aufgaben ist es sinnvoll, wenn Sie nach der 80:20-Regel Prioritäten setzen. Nehmen wir als Beispiel das Erstellen einer Präsentation: Diese lässt sich erfahrungsgemäß relativ schnell erstellen, wenn die Inhalte stehen. Viele Menschen verwenden jedoch sehr viel Zeit für die Formatierung. Bis die Präsentation dann endlich fertig ist, vergehen letztlich Stunden. Für die 20 Prozent, die zum „perfekten Ergebnis“ führen sollen, verwenden sie mindestens drei Mal so viel Zeit. Doch die Inhalte einer Präsentation sind viel wichtiger als ihre Form. Der Aufbau einer idealen Präsentation muss auch vorab gelernt sein. Wenn Sie also darauf Ihre Priorität setzen und sich darauf einlassen können, dass es genügt, wenn die Form zu 80 Prozent und nicht zu 100 Prozent stimmt, können Sie erheblich Zeit einsparen – und sich wichtigeren Aufgaben zuwenden.