Die Magie der ToDo-Listen: Wann kann starres Zeitmanagement schädlich sein?

Kennen Sie diese Situation? Sie organisieren Ihren Arbeitstag mithilfe von Kalender-Apps und To-Do-Listen und haben dennoch das Gefühl, nicht produktiv gewesen zu sein? Immer wieder schieben Sie Ihre To-Dos auf den nächsten Tag oder erkennen, dass Sie nach einem langen Arbeitstag wieder nicht alles geschafft haben – das demotiviert enorm.

Wenn es Ihnen auch so geht, gehören Sie mit großer Wahrscheinlichkeit zur Gruppe der Wissens- und Kreativarbeiter. Die Produktivität dieser Gruppen hängt stark vom Grad äußerer Ablenkungen ab.

Maura Thomas, die Autorin des Bestsellers „Personal Productivity Secrets“ empfiehlt in einem Artikel für den “Harvard Business Review”, sich noch einmal intensiver mit der Thematik Zeitmanagement zu beschäftigen. Ihrer Meinung nach, gehören unflexible To-Do-Listen der Vergangenheit an. Sie wirbt für eine neue Form, eine abgewandelte, wesentlich flexiblere Methode: das Aufmerksamkeitsmanagement.

„Attention management training teaches the ability to control distractions, single-task for higher-quality results, and engage in sustained (focused) attention when necessary, which should be a part of almost every day.” (Thomas, Maura)

Es sind ihrer Methode nach lediglich drei Arbeitsschritte nötig, um sich als Kreativ- und Wissensperson auch optimal organisieren zu können.

1. Schaffen Sie Klarheit darüber, was Ihre Rolle im Unternehmen ist! Immer wieder erhalten Sie Aufgaben von Kollegen, die Sie bitte einmal erledigen müssen? Überlegen Sie sich zuerst, was Ihre genaue Rolle im Unternehmen ist und welche Aufgabenbereiche und aktuellen Projekte Sie konkret beschäftigen. So sparen Sie wertvolle Zeit und können Ihre Aufgaben entsprechend Ihres eigenen Rollenverständnisses besser priorisieren.
2. Eignen Sie sich Aufmerksamkeitsmanagement-Fähigkeiten an! Das Erstellen von To-Do-Listen führt bei sehr kreativen Personen oft zu Blockaden und Stress. Schulen Sie stattdessen Ihre Aufmerksamkeits-Fähigkeiten und erledigen Sie Ihre Aufgaben nach und nach ohne große Ablenkungen. Verabschieden Sie sich vom Multitasking und arbeiten Sie lieber konzentriert und intensiv fallabschließend an einem Thema!
3. Passen Sie das Workflow-Management System im Unternehmen an! Die Basis einer sinnvollen, nutzbringenden Workflow-Management-Methode ist es, Aufgaben einfach zu organisieren und zu tracken.

“A workflow methodology allows individuals to regain control, feel less scattered, and experience less stress.” (ebd.)

Zusätzlich zu den individuellen Zeitmanagement-Tools, sollte das Unternehmen für seine Mitarbeiter ein gut funktionierendes Management-System verwenden, von dem alle im Unternehmen profitieren und gleich informiert werden. Tools hierfür könnten beispielsweise übersichtliche Terminübersichten, eine ausführliche Auswertung nach Beendung eines Projekts oder auch objektive Mitarbeiter Reviews sein.