Was haben erfolgreiche Unternehmen gemeinsam? Sie alle nutzen die Chancen der digitalen Transformation und fördern aktiv die Zusammenarbeit in digitalen Teams. Doch was sind die Schlüsselfaktoren erfolgreicher Unternehmen im digitalen Zeitalter und wie sehr sind Sie und Ihr Unternehmen bereits auf diesen Wandel vorbereitet?
Bei der virtuellen Zusammenarbeit arbeiten Teams, Abteilungen oder sogar komplette Organisationen räumlich voneinander getrennt. Diese dezentrale Zusammenarbeit ist keine Disziplin der Neuzeit, erhält jedoch heutzutage erhöhte Präsenz und Umsetzung durch die abrupt steigende Arbeitsausübung aus dem Home-Office, sowie dem Tele-Working.
Für die aktuelle StepStone Studie „So verändert die Corona-Krise wie wir (zusammen-) arbeiten“ wurden 6.000 Fach- und Führungskräfte befragt. Laut den Ergebnissen arbeitet aktuell jede zweite Person in Deutschland im Home-Office oder als Tele-Worker von verschiedenen Standorten aus1. Für einen Großteil der Befragten wird die virtuelle Zusammenarbeit überraschend gut umgesetzt. Lediglich 20% gaben an, dass die Zusammenarbeit aus der Distanz noch nicht gut funktioniere und empfinden diese als eingeschränkt. Wie kann gutes Teamwork gelingen? Wie kann ich selbst aktiv werden und die Voraussetzungen dafür schaffen? Virtuelle Zusammenarbeit bietet viele Vorteile. Doch damit diese genutzt werden können, bedarf es Training, Disziplin in der Umsetzung und das entsprechende Mindset.
Die Kommunikation digitaler Teams findet tagtäglich über digitale Kanäle wie beispielsweise Videokonferenzen, Chats, Emails oder Telefon statt. Daher sind technische Voraussetzungen die Basis für ein erfolgreiches, produktives und vor allem stressfreies Arbeiten auf Distanz. Welche Medien bringen mich bei der virtuellen Zusammenarbeit voran? Wie kann ich diese effektiv einsetzen, um Teamziele zu erreichen?
Der Schritt von der analogen in die digitale Welt fällt nicht jedem Mitarbeiter leicht. Ob eine virtuelle Zusammenarbeit als Vorteil oder Nachteil gesehen wird, wird von den Arbeitnehmern und Führungspersonen sehr unterschiedlich bewertet und ist häufig eine Frage des Mindsets. Die gute Nachricht: Virtuelle Zusammenarbeit können Sie trainieren, damit Ihnen das Arbeiten auf Distanz in Zukunft Freude bereitet und Sie als Unternehmen weiteres Wachstum erzielen können.
Tipp: Unsere Transformationstrainings unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter gezielt dabei, den Veränderungsprozess hin zu mehr Agilität und Erfolg in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
Nur durch eine gute Zusammenarbeit entsteht Erfolg. Wie kann die virtuelle Zusammenarbeit aus dem Home-Office oder als Mobile-Worker agil gestaltet werden? Wie kann ich die Kommunikation zu meinem Team erleichtern und weiterhin effektiv Projekte umsetzen? Eine Lösung hierzu bieten eine Vielzahl an Kollaborationstools an, welche versprechen, die virtuelle Zusammenarbeit zu unterstützen und die Produktivität im Team zu steigern. So bieten Tools wie Microsoft Teams oder Zoom Möglichkeiten für Zusammenkünfte im virtuellen Raum und zur Durchführung von Videokonferenzen. Laut einer aktuellen Online-Befragung von Stepstone gaben 86% der Führungskräfte an, inzwischen digitale Tools zur Produktivitätssteigerung einzusetzen1. Für eine erfolgreiche Kommunikation und Projektplanung im virtuellen Raum möchten wir Ihnen Tools vorstellen, die das Arbeiten auf Distanz erleichtern und digitalen Teams als Plattform für den virtuellen Austausch dienen.
GoToMeeting ist eine Plattform für Videokonferenzen. Bis zu 25 Personen können sich über GoMeeting mit eigener Webcam-Aktivierung einwählen, um eine gleichbleibend hohe Bild-Qualität während der gesamten Konferenz zu garantieren. Ohne Kamera-Aktivierung können sogar bis zu 250 Teilnehmer*innen an einem Meeting teilnehmen. Neben der App für Windows, iOS und Android-Geräten, können sich Personen auch via Telefon einwählen und somit auch unterwegs dabei sein.
Zoom hat sich mit seinen interaktiven Möglichkeiten an die Spitze der beliebtesten Videokonferenz-Tools gekämpft. Im April 2020 hatte der Anbieter den bisher beliebtesten Video-Chat-Anbieter Skype überholt und bietet neben der einfachen Synchronisierung des eigenen Kalenders viele interaktive Tools an. Zu nennen sind hier zum Beispiel das Teilen von mehreren Bildschirmen, die Einbindung von Whiteboards oder das Errichten von Break-out-Rooms. Letzteres ist eine Funktion, die das Arbeiten in Kleingruppen ermöglicht. Bei Seminaren, Workshops oder Trainings können die Teilnehmer im Plenum für individuelles Arbeiten in mehreren Gruppenräumen geschickt werden. Als Trainer oder Führungskraft haben Sie die Möglichkeit den Kleingruppen individuell beizutreten und den einzelnen Teams virtuell Unterstützung zu bieten.
Umfrage-Tools wie Mentimeter erhöhen zusätzlich die Interaktion in virtuellen Meetings. Mit Mentimeter können Sie in Ihren Meetings Umfragen, Abstimmungen oder Brainstormings-Sessions einbauen, an welches das Plenum via Smartphone teilnehmen kann.
Die Nutzerzahlen von Microsoft Teams haben sich innerhalb eines Jahres mehr als verdoppelt, was unter anderem auf die abrupt angestiegene Anzahl von Home-Office und Tele-Workern zurückzuführen ist. Das Programm von Microsoft bietet neben der Anruf-und Videokonferenz-Funktion eine Vielzahl an Möglichkeiten, virtuelle Teams effektiv miteinander zu vernetzen. Der Austausch in Gruppenräumen wird mit der Einbindung der Programme aus Microsoft 365, sowie nützlicher Kollaborations-Tools wie das Projektmanagement-Tool Trello oder Microsoft OneNote als Notizbuchfunktion zusätzlich gesteigert.
Da Microsoft Teams von einer Vielzahl von Unternehmen genutzt wird, möchten wir im nächsten Schritt drei nützliche Tools vorstellen, welche in dieses Programm mit eingebunden werden können:
Tasks ist ein nützliches Projektmanagement-Tool, welches Pläne und einzelne Aufgaben aufführt und eine transparente Nachverfolgung ermöglicht. Änderungen an einer Aufgabe werden dokumentiert und die zugewiesenen Personen per Mail darüber informiert. Zusätzlich bietet Tasks ein Diagramm mit einer grafischen Übersicht, wie viele Aufgaben bereits erledigt worden sind und wie viele verspätet oder noch nicht gestartet wurden.
Als virtuelles Kanban Board können durch Trello Aufgaben und einzelne Arbeitsschritte visualisiert und so für virtuelle Teams sichtbar gemacht werden. Das Tool kann in Microsoft Teams eingebunden, oder alternativ als App oder über den Browser geöffnet werden. Ein Board kann mit verschiedenen Reitern ausgestattet werden und somit einem ganzen Projekt oder sogar einer Abteilung mit ihren entsprechenden Aufgaben Übersicht verschaffen. Die einzelnen Aufgaben sind zusätzlich den jeweils zuständigen Personen zuweisbar, was eine Transparenz der Arbeitsprozesse deutlich steigert. Die Eingabe einer Deadline kann ebenfalls dazu beitragen, den Überblick zu behalten und Aufgaben dahingehend zu priorisieren.
Microsoft OneNote bietet individuell gestaltbare Notizbücher, an denen das gesamte Team virtuell zusammenarbeiten kann. Die Erstellung von mehreren Abschnitten und einer Vielzahl von Seiten, fördert die Übersichtlichkeit des gemeinschaftlichen Dokuments.
Virtuelle Tools unterstützen durch ihre vielfältigen Funktionen das Teamwork im virtuellen Raum. Neben der Vielzahl an möglichen Tools sind jedoch Selbstdisziplin und Motivation im Home-Office die Herausforderungen virtuellen Arbeitens. Fällt es Ihnen schwer, sich im Home-Office zu motivieren und Ihre Produktivität im digitalen Team zu optimieren?
Suchen Sie Antworten auf die Herausforderungen und Fragen zum Thema virtuelle Zusammenarbeit oder erfolgreiches Führen aus der Distanz? PROAKTIV Trainings und Coachings unterstützen Sie dabei, die digitale Welt besser zu verstehen und die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit besser zu nutzen. Damit Ihr Arbeitsalltag im Home-Office oder als Tele-Worker künftig stressfreier und produktiver verläuft. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre unternehmensspezifischen Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit Ihrer Teams. Bei allen Fragen und für weitere Informationen stehen wir Ihnen außerdem jederzeit über unser Kontaktformular oder per Telefon unter +49 221 485 38 38 zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
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1 Stepstone (April 2020): Arbeit und die Corona-Krise: Der Status quo. URL: https://www.stepstone.de/wissen/arbeit-corona-status-quo/
